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MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ATENDER RECLAMOS

MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ATENDER RECLAMOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y por el decreto 1377 de 2013 que reglamenta parcialmente dicha ley, FECOPI entidad sin ánimo de lucro, identificada con NIT 860.350.352-9, con domicilio en la Autopista Bogotá-Medellín km 4.7, Costado Norte, antes del puente de Siberia, en el municipio de Cota, Cundinamarca, informa a sus Asociados, Proveedores, Terceros y en general a todos los titulares de información de carácter personal en adelante GRUPOS DE INTERÉS, y en general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales sobre el contenido del presente manual:

CONTENIDO

  1. INTRODUCCIÓN
  2. DEFINICIONES
  3. OBJETO
  4. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS
  5. DERECHOS Y PROCEDIMIENTOS
  6. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMOS PARA EL CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, OPOSICIÓN Y SUPRESION SOBRE LOS DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES
  7. MECANISMOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL QUE REPOSA EN LAS BASES DE DATOS DE FECOPI.

1. INTRODUCCIÓN

Fundamento Legal

El artículo 15 de la Constitución Política colombiana establece que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas (...)”.

Este precepto constitucional, consagra tres derechos fundamentales autónomos a saber: intimidad, buen nombre y habeas data.

El precepto constitucional que se desarrolla en este documento es el de “habeas data”, derecho que garantiza y protege todo lo relacionado con el conocimiento, actualización, rectificación y oposición de la información personal contenida en bases de datos y archivos, el cual se compone de dos elementos: la autodeterminación informática y la libertad y ha sido desarrollado y protegido mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

2. DEFINICIONES

Base de Datos: Conjunto organizado de datos de carácter personal que sea objeto de tratamiento, de Clientes, Asociados, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

Consentimiento: Toda manifestación de voluntad, libre, expresa, inequívoca e informada, mediante la que el Asociado, Proveedor y Empleado acepta el tratamiento de datos personales que le conciernen.

Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, información de tipo numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas e identificables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Grupos de Interés: Hace referencia a los Asociados, Aspirantes, Clientes, Proveedores y en general a todos los titulares de información de carácter personal sobre los cuales FECOPI sea responsable del tratamiento de su información.

Habeas Data: Es el derecho que todo titular de información tiene de: conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.

Titulares de Datos Personales: Asociados, Proveedores, Terceros y en general a todos los titulares de información de carácter personal personas físicas que se encuentran en las bases de datos de FECOPI y sobre los cuales ejerce tratamiento en calidad de responsable.

Tratamiento: Conjunto de operaciones o procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, consulta, utilización, bloqueo o supresión de información.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos personales.

3. OBJETO

Este documento tiene como objeto informar a los GRUPOS DE INTERÉS y en general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales a FECOPI, sobre la política de tratamiento de la información personal y permitir a los titulares de los datos personales ejercer su derecho de habeas data, estableciendo el procedimiento necesario que estos deben seguir si desean conocer, actualizar, rectificar y oponerse a los datos que se encuentren en las bases de datos y/o archivos de la entidad. Este manual está orientado a proteger y garantizar todo lo concerniente al tratamiento de datos personales, las libertades y los derechos de tipo fundamental que tienen todas las personas naturales.

El presente manual se desarrolló con fundamento en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos complementarios o reglamentarios vigentes, en cuanto al cumplimiento del aviso de privacidad que se debe brindar a los titulares de la información personal por parte de FECOPI, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales que tenga en su poder FECOPI y que se encuentre sujeta a la ley 1581 de 2012.

Por medio de este documento se notificará al titular de la información personal, las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a sus datos personales. De igual forma se explicará la forma de acceder a sus datos personales y se determinará la manera cómo se dará tratamiento y posterior uso a los datos personales.

4. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS

Este manual cumple con todos y cada uno de los principios rectores contemplados en la Ley 1581 de 2012 relativos al tratamiento de datos personales los cuales son:

  • Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos
  • Principio de finalidad.
  • Principio de libertad.
  • Principio de veracidad o calidad.
  • Principio de transparencia.
  • Principio de acceso y circulación restringida.
  • Principio de seguridad.
  • Principio de confidencialidad.

5. DERECHOS Y PROCEDIMIENTOS

Para la protección de sus datos personales los GRUPOS DE INTERÉS tendrán los siguientes derechos:

  • Conocer y acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
  • Actualizar los datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
  • Rectificar los datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
  • Oponerse y cancelar su autorización para el tratamiento de sus datos personales, cuando en el tratamiento de los mismos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el titular de la información, representante legal, su apoderado o su causahabiente, según el caso, siempre que se presente el documento idóneo para dicha representación, como lo es un poder general firmado y autorizado.

 

 

5.1. Derecho de Conocimiento y Acceso. 

Toda persona natural tendrá el derecho de conocer si sus datos personales han sido sometidos a un tratamiento por parte de FECOPI en los términos expresados en la norma, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y, por ende, la identificación de los cesionarios.

5.2. Derecho de Actualización. 

Toda persona natural tendrá el derecho de actualizar la información conservada por FECOPI como datos personales en los términos expresados en la norma.

5.3. Derechos de Rectificación.                                                                                          

Toda persona natural tiene el derecho de comprobar frente al responsable del tratamiento de la información, la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan rectificar y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.

5.4. Solicitud de oposición y supresión.