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Reglamento de junta directiva

ACUERDO No.001 DE  2008

 

Por el cual se adopta el reglamento de La Junta Directiva del Fondo de empleados de Copidrogas Fecopi.

 

La Junta Directiva del Fondo de Empleados de Copidrogas Fecopi, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias y considerando.

Que el Artículo 53º. Literal 4 del estatuto del Fondo de Empleados de Copidrogas  consagra dentro de las facultades y atribuciones de la Junta Directiva, la de dictarse su propio reglamento

 

Acuerda

 

Capítulo I:

 

Composición, institución, Sede y convocatoria:

 

Articulo 1º. Composición: La Junta Directiva estará integrada por siete (7) miembros principales y tres (3) miembros suplentes numéricos, elegidos por La Asamblea General para un período de dos (2) años.

 

Articulo 2º. Remoción: Los miembros de La Junta Directiva serán removidos de su cargo por las siguientes causales, señaladas en el estatuto:

  1. Por la pérdida de su calidad de Asociado.
  2. Por no asistir a tres (3) sesiones continúas de La Junta Directiva sin causa justificada a juicio del mismo organismo.
  3. Por quedar incurso en alguna de las incompatibilidades  establecidas en el  Estatuto.
  4. Por declaración de inhabilidad que efectué la entidad gubernamental correspondiente.
  5. Por graves infracciones ocasionadas con motivo del ejercicio de su cargo de miembro de La Junta Directiva.

 

Parágrafo: La remoción de los miembros de La Junta Directiva corresponderá decretarla a esta, con el voto favorable de las dos terceras (2/3) partes de sus miembros, previa comprobación de la causal, salvo la señalada en el numeral cinco (5) cuya decisión será exclusivamente competencia de La Asamblea General.

 

Articulo 3º. Instalación: La Junta Directiva se instalará por derecho propio con posterioridad a su elección efectuada por La Asamblea General.

En el caso de los nombramientos de los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las entidades que no ejercen actividad financiera, los cuales no requieren tomar posesión previa de sus cargos ante la Superintendencia, la inscripción ante la Cámara de Comercio tiene efectos  simplemente “declarativos”, pues estas personas pueden ejercer sus funciones  a partir del nombramiento o designación por el órgano competente de la entidad, el cual se rige como acto constitutivo, igualmente, el efecto declarativo de la inscripción, en este caso, es para fines de publicidad, esto es, para que sean oponibles dichos actos frente a terceros ( título quinto Capítulo séptimo Numeral 2, de la Circular Básica Jurídica SES).

Articulo 4º. Lugar de reunión: La Junta Directiva por regla general sesionará en las oficinas del Fondo de Empleados de Copidrogas, salvo que por acuerdo previo de sus miembros claramente establecido, y en forma ocasional decidan reunirse en lugar diferente.

Articulo 5º. Citación: La Junta Directiva será citada por el Presidente o Secretario, sesionará con la asistencia de sus miembros principales y suplentes, los primeros actuarán con voz y voto, los segundos con voz pero sin voto. Todos los miembros de La Junta Directiva, serán citados previamente. A las sesiones de La Junta Directiva deberá concurrir el Gerente y el Revisor Fiscal.

Articulo 6º. Calendario de reuniones: Al instalarse, La Junta Directiva acordará el calendario de reuniones ordinarias con su horario, para el respectivo periodo y el cual establecerá como mínimo una reunión mensual. Adoptado este, el Secretario lo entregará por escrito a cada miembro para su  seguimiento, sin perjuicio de que se produzcan las citaciones previas a cada reunión.

Por razones ampliamente justificadas, La Junta Directiva podrá alterar parcialmente el calendario y horario de reuniones ordinarias, dicha determinación se notificará a los interesados por lo menos con veinticuatro (24) horas de anticipación a la fecha y hora previstas inicialmente, tal verificación se podrá hacer siempre y cuando no se cancele  la reunión prevista.

Artículo 7º: Convocatoria: La convocatoria para sesiones ordinarias será hecha por el Presidente o Secretario de La Junta Directiva, por el Revisor Fiscal o en su defecto por el Gerente, indicando día, hora y lugar de la reunión.

La convocatoria a las reuniones extraordinarias las podrá hacer el presidente de la Junta Directiva, el Revisor Fiscal o en su defecto el Gerente, esta convocatoria deberá efectuarse y notificarse con una antelación no menor de veinticuatro (24) horas y con indicación del temario objeto a la sesión, sin que esta pueda ocuparse de otros temas diferentes al temario del llamado extraordinario, y con aprobación de los directivos presentes en la misma.

 

Capítulo II

Junta Directiva- Funciones - Secretario- Comités Especiales.

Articulo 8º. Designaciones: Instalada La Junta Directiva, designará entre sus miembros principales, Un Presidente, Un Vicepresidente y Un Secretario para el respectivo periodo anual.

 

El Vicepresidente será elegido en la misma sesión en que se elija al presidente y reemplazará a este en sus ausencias temporales o definitivas.

 

Parágrafo. LA unta Directiva cuando lo estime conveniente, en cualquier momento, puede cambiar sus dignatarios.

Articulo 9º. Funciones del presidente de la Junta Directiva: Son funciones del Presidente:

1-     Presidir y ordenar las sesiones de la junta y todos los actos solemnes del Fondo de Empleados.

2-     Suscribir con el Secretario los Acuerdos, Resoluciones y Actas de La Junta Directiva.

3-     Cumplir y hacer cumplir el presente Reglamento.

4-     Hacer que los directivos concurran puntales y asiduamente a las reuniones y vigilar, con el concurso del secretario el registro que se lleve para comprobar la asistencia.

5-     Promover los nombres de las personas para integrar los comités establecidos en el Estatuto o creados por La Asamblea General o La Junta Directiva, así mismo coordinar la integración de las comisiones especiales que fueren necesarias.

6-     Dirigir el debate interno de las sesiones de La Junta  Directiva e impedir que se aparten de los temas objeto de las mismas y orientarlas con discreción y ecuanimidad.

7-     Requerir los Comités y Comisiones designadas para que se presenten los informes de las tareas que se les hayan encomendado.

8-     En  general, ejercer las  demás atribuciones que le asigne La Junta Directiva o los Reglamentos.

 

Articulo 10º. Designación del secretario de junta directiva: El Secretario de La Junta Directiva será elegido de su seno.

Corresponde a La Junta Directiva autorizarle a su Secretario, el uso de los medios o instrumentos auxiliares que requiera para desempeñar su labor, tales como auxiliares, instrumentos de grabación o similares. En todo caso, corresponde al Secretario, garantizar el máximo de prudencia y cuidado en el uso de los auxiliares o medios para el desempeño de su trabajo.

Articulo 11º. Funciones del secretario: Son funciones del Secretario.

1-     Tramitar la convocatoria a sesiones y efectuar las citaciones a que haya lugar.

2-     Elaborar oportunamente las Actas de las reuniones, en forma sucinta, pero sin restarle significado a los puntos objeto de las deliberaciones y acuerdos.

3-     Firmar las Actas, los Acuerdos, las Resoluciones, junto con el Presidente y dar fe de los mismos.

4-     Responsabilizarse de la preparación o recepción de las proposiciones, proyectos, correspondencia y otros documentos que deban ser conocidos y considerados por La Junta Directiva.

5-     Enviar al organismo correspondiente, los informes, actas y documentos que sean pertinentes.

6-     Colaborar con el Presidente de La Junta Directiva en la elaboración de la correspondencia que deba ser firmada con este último como consecuencia de las labores de La Junta Directiva.

7-     Enviar la documentación que se acuerde, a todos los Directivos y demás asistentes de las mismas.

8-     Las demás que le asigne La Junta Directiva.

 

Articulo 12º. Comisiones: Independientemente de elegir los Comités Estatutarios, La Junta Directiva para el mejor cumplimiento de sus funciones, podrá integrar  Comisiones permanentes o transitorias que se encarguen del estudio de asuntos específicos.

Los informes de las comisiones deberán ser presentados por escrito.

 

Capítulo III

 

Funciones de La Junta  Directiva:

 

Articulo 13º. Funciones de La Junta Directiva: De conformidad con lo previsto en el Artículo 53º. Del Estatuto del Fondo de Empleados de Copidrogas tendrá las siguientes funciones:

 

  1. Adoptar su propio reglamento y elegir a sus dignatarios.
  2. Cumplir y hacer cumplir la ley, el estatuto, los reglamentos y mandatos  de La Asamblea General.
  3. Implementar los planes y programas de desarrollo de Fecopi, buscando que se preste el mayor servicio posible a los asociados y el desarrollo armónico del mismo.
  4. Estudiar y adoptar el proyecto de presupuesto del ejercicio económico que presente a su consideración la Gerencia y velar por su adecuada ejecución.
  5. Expedir las normas que considere convenientes y necesarias para la dirección y organización de Fecopi y el cabal logro de sus fines.
  6. Expedir las reglamentaciones de los diferentes servicios, así como intereses, los plazos. formas de pago y gastos de administración de las obligaciones que surjan de la prestación de los mismos.
  7. Aprobar la estructura administrativa, la planta de cargos de Fecopi, los niveles de remuneración y fijar las pólizas de manejo cuando a ello hubiere lugar.
  8. Convocar a La Asamblea General Ordinario y Extraordinaria y presentar el proyecto de orden del día y reglamento de la misma.
  9. Nombrar y remover al Gerente y a su suplente.
  10. Autorizar al Gerente en cada caso cuando deba realizar operaciones que excedan sus atribuciones y para comprar, vender, permutar, gravar, arrendar, o tomar en arriendo bienes inmuebles a nombre de Fecopi.
  11. Decidir sobre el ejercicio de acciones judiciales y autorizar al Gerente para cualquier litigio que tenga Fecopi.
  12. Examinar los informes que le presente la Gerencia, pronunciarse sobre ellos y sobre los demás informes que solicite de otros asociados directivos que considere convenientes; así como conocer las mociones, medidas requeridas y pronunciamientos de la Revisoría Fiscal y La Junta Directiva.
  13. Aprobar el ingreso o retiro de los asociados; imponerles las sanciones que le corresponden de acuerdo al presente estatuto y los reglamentos y decretar su exclusión.
  14. Aprobar o improbar los estados financieros intermediarios que se someten a su consideración.
  15. Resolver sobre la afiliación a otras entidades, o sobre la participación en la constitución de nuevas.
  16. Organizar los comités permanentes y comisiones  y transitorias que sean de su competencia, reglamentar su funcionamiento y designar los miembros de los mismos.
  17. Señalar las características de los seguros que deben amparar los bienes y las actividades de Fecopi y fijar cuantía y condiciones de las pólizas de manejo que deben constituir el Gerente y quienes desempeñan cargos de responsabilidad y manejo.
  18. Informar a los asociados de manera periódica sobre su gestión administrativa, financiera, económica y social.
  19. Rendir en forma independiente o en asocio con el Gerente informes a La Asamblea General sobre las labores realizadas durante el ejercicio y presentar un proyecto de destinación de los excedentes si los hubiere.
  20. En general ejercer todas aquellas funciones que le correspondan y que tengan relación con la dirección permanente de Fecopi, no asignadas expresamente a otros órganos por la ley o por el presente estatuto.

 

Capítulo IV

De las sesiones:

Articulo 14º. Sesiones: De conformidad con lo establecido en este reglamento, las sesiones de La Junta Directiva serán presididas por el  Presidente o el Vicepresidente, y a falta de estos presidirá un miembro principal.

Las Sesiones serán de dos (2) clases:

  1. Ordinarias y Extraordinarias: las ordinarias son aquellas que se ocupan de desarrollar las funciones de la Junta Directiva en forma normal y periódica, conforme el calendario que para el efecto se adopte.
  2. Las extraordinarias, son aquellas que se efectúan para tratar asuntos de extrema urgencia o gravedad, que no permiten esperar su estudio y consideración en reunión ordinaria.

 

Articulo 15º. Quórum: Constituye quórum para deliberar y tomar decisiones válidas, la  asistencia de por lo menos cuatro (4) miembros principales o suplentes personales. En caso que el principal llegue después de iniciada la reunión, al suplente le corresponde reemplazarlo hasta cuando se decida sobre el punto tratado en el momento de la llegada del miembro principal.

Articulo 16º. Decisiones: Las decisiones de La Junta Directiva por regla general, se adoptarán por la mayoría simple de votos. Cuando por decisión se adopte con el mínimo del quórum  deliberatorio, está necesariamente tendrá que ser unánime.

Lo resuelto regirá a partir del momento en que se adopte la decisión, salvo que expresamente se acuerde su vigencia posterior. Cuando sea necesario y por solicitud de alguno de sus miembros, se decidirá sobre la adopción del voto secreto.

Articulo 17º. Orden del día: Al iniciar la sesión, el presidente someterá a consideración el Orden del Día, una vez adoptado, la reunión deberá acogerse a él rigurosamente, y solo por razones ampliamente justificables y con la aprobación unánime de los miembros principales, podrá ser alterado o suprimido alguno  de los puntos anteriores.

Articulo 18º. Deliberaciones: En las deliberaciones de La junta Directiva participarán los miembros principales o en ausencia de estos los suplentes, y se procurará que las decisiones se tomen en consenso, sin embargo, en razón de la necesidad de agilizar el debate o introducirle orden al mismo, el  Presidente podrá limitar las intervenciones de los miembros.

En todo caso, solo votarán y aprobarán las decisiones los miembros principales o el suplente numérico en caso de ausencia de éste.

Articulo 19º. Intervenciones: Las intervenciones de los asistentes a las sesiones ordinarias o extraordinarias, deberán concentrarse a los asuntos que se estén discutiendo. La sesión se regirá por los procedimientos y técnicas del debate usualmente aceptadas y garantizando la participación democrática de los miembros de La Junta Directiva.

 

El Revisor Fiscal, el Comité de Control Social y el Gerente, tendrán voz pero no voto en las deliberaciones.